Das Empfangs- und Backofficemanagement


Versuchen Sie doch einmal zu schätzen, wie viele Mitarbeiter für den Empfang am DERMATOLOGIKUM HAMBURG arbeiten: 5? 8?

Nein, es sind 16 Mitarbeiterinnen, die in zwei Schichten arbeiten.  Die Hälfte der Kolleginnen am Empfang hat einen medizinischen Background, die andere Hälfte  kommt aus der gehobenen Hotellerie, was einen sehr guten Mix an Kompetenzen ergibt. Insgesamt sind drei Empfangstresen (Hauptempfang und Ästhetische Dermatologie im 2. Stock, Gefäßabteilung im 3. Stock) sowie die Telefonzentrale montags bis freitags von 7:30 bis zum Ende der Sprechstunde (ca. 20:00) ohne Pausen besetzt. Und auch die Samstagssprechstunde wird von 10:30 bis 16:00 gemanagt.

Worum geht es?

Es geht um nichts weniger, als das DERMATOLOGIKUM HAMBURG mit allen seinen Abteilungen und für alle Patientinnen und Patienten am Laufen zu halten. Das Empfangs- und Backofficemanagement ist Dreh- und Angelpunkt der Praxis, hier laufen alle Fäden zusammen.

Was gibt es zu tun?

Betreuung der Patienten

Die Mitarbeiterinnen begrüßen unsere Patientinnen und Patienten und sorgen dafür, dass diese wissen, wo es für sie in der Praxis ‚lang geht‘. Sie beantworten erste Fragen und koordinieren alle Termine. Das Team sorgt für das Wohl unserer Patienten rund um die medizinische Versorgung: Es organisiert und versorgt die Patienten in der Gefäßchirurgie mit einem Frühstück nach der OP, sorgt für frischen Lesestoff und Ordnung in allen Wartebereichen und kümmert sich um die Dekoration und den Blumenschmuck. Auch die Fotodokumentation in der Abteilung für Ästhetische Dermatologie wird vom Empfangsteam übernommen. Steht der regelmäßige Termin zur Hautkrebsvorsorge an? Der Empfang weiß es und kümmert sich darum, dass auch der Patient es weiß. Da es immer häufiger gewünscht wurde, können Patienten Rechnungen direkt am Empfang jederzeit bar, mit Kredit- oder EC-Karte bezahlen.

Kontakt

Der Empfang heißt täglich 400 Patientinnen und Patienten willkommen! Pro Tag klingelt es 700 bis 1.000 Mal am Empfang und in der Telefonzentrale. Es werden ungefähr 300 Briefe versendet und bis zu 50 Emails beantwortet oder an die Ansprechpartner im Haus weitergeleitet. Der Empfang hat das Sagen über die Telefonanlage, ändert Warteschleifenmusik und Anrufbeantworteransagen.

Patientenakten

Der Empfang ist Herr über 180.000 Patientenakten. Die Mitarbeiterinnen sorgen dafür, dass die Akten zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Behandlungszimmer sind. Das sind pro Tag 300 bis 450 Akten. Sie fassen jede Akte, die an einem Tag durch die Praxis läuft, mindestens einmal an, kontrollieren den Inhalt auf Vollständigkeit und entscheiden, ob eine weitere Bearbeitung nötig ist. Und natürlich müssen alle Akten dann auch nach jedem Tag wieder wegsortiert werden. Alle erforderlichen Nachbearbeitungen werden vom Empfang übernommen: das Faxen von Befunden, Zusenden von Rezepten, die Planung von Folgeterminen und vieles mehr
 
 
 

 

 
 
 
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